Alors alors, je n'interviens pas souvent sur le forum mais la discussion me semble intéressante, aussi j'ai décidé d'essayer d'y contribuer un peu. 
En tant que président de Carambal et organisateur de bals j'ai été amené à "travailler" avec la SACEM à de nombreuses reprises et je vais essayer de partager mon expérience sur le sujet.
Carambal organise 5 à 6 bals par an sur Paris ou sa très proche banlieue depuis fin 2010. Très tôt dans la vie de l'association nous avons pris le parti d'être le plus "clean" possible : démarches administratives, cachets des musiciens, charges... et bien sûr droits d'auteur.
Avant chaque bal nous signons donc un contrat de représentation avec la SACEM. Nous contactons également les musiciens pour recueillir la liste des morceaux (déposés ou non) qu'ils joueront. Cette liste nous parvient généralement après le bal, mais c'est un autre sujet. 
Le contrat de représentation est le document par lequel la SACEM nous délivre l'autorisation de jouer tout morceau de son répertoire, aux conditions qu'elle détermine (je vais y revenir). La procédure "normale" est de déclarer une manifestation à la SACEM, attendre qu'ils envoient le contrat par courrier, le remplir ainsi que ses annexes et renvoyer le tout (toujours par courrier) avant le bal. Cela se traduisait souvent par des retards parce que nous ne recevions le contrat que très tard, parfois la veille du bal.
Après divers échanges nous avons réussis à mettre la main sur une version PDF dudit contrat que nous imprimons directement. J'en avais parlé à un représentant de la SACEM à Gennetines et il m'avait dit que "ce n'est pas très orthodoxe" mais qu'il n'y avait a priori pas de problème à procéder ainsi tant qu'on ne nous disait rien.
Une fois le contrat établi la prochaine étape est d'envoyer après le bal l'état des recettes et des dépenses ainsi que la liste des morceaux joués, suite à quoi nous recevons une note de débit à régler.
Le montant facturé dépend de plusieurs facteurs :
- y a-t-il au moins un morceau joué déposé (*) à la SACEM ?
- avons-nous déclaré la manifestation au préalable ? (majoration de 20% en l'absence de déclaration, ça pique)
- pouvons-nous bénéficier d'un "forfait" SACEM ?
De manière générale les groupes que nous invitons ont au moins un morceau déposé à la SACEM (ou à la SABAM belge) ; le budget de nos bals ne les rend pas éligibles à un forfait et nous faisons les démarches au préalable. Nous devons donc régler un montant proportionnel à nos recettes et qui est relativement prévisible et stable, autour de 300 € pour un bal de 200 personnes, plutôt autour de 1 000 € pour un bal de 450+ personnes.
Pour les amoureux des chiffres, la formule proportionelle est la suivante : 1.20 * 8.8% * MAX( BudgetArtistique ; RecettesBilletterie + RecettesBuvette / 2 ). En cas de non-déclaration préalable, remplacer 8.8% par 11%. Le 1.20 en début de formule représente la TVA.
Pendant un temps nous avons réussi à faire en sorte de ne payer que pour les groupes jouant des morceaux déposés. Si nous invitions deux groupes dont un ne jouait que des morceaux non-déposés nous bénéficions d'une réduction de 50% de la facture. Puis, du jour au lendemain, la SACEM a décidé de cesser de nous accorder cette réduction. J'avais donc demandé à rencontrer un responsable, qui m'avait reçu. Sa position a été que "la personne qui vous a accordé une réduction n'aurait jamais du le faire" car nous n'envoyions la liste des morceaux qu'après la soirée, alors que le contrat stipule que les éxonérations/réductions ne peuvent être accordées que si la liste est envoyée avant la manifestation. J'avais appris au passage que cette clause était surtout là pour des grosses salles qui disposent d'une programmation à l'année connue des mois à l'avance, pas vraiment pour les organisateurs occasionnels.
A la suite de ça nous avons revu notre façon d'élaborer nos budgets pour prévoir cette dépense supplémentaire, sans bouleversement majeur : nous nous sommes adaptés.
Une autre chose que nous avons appris : il faut bien veiller à déclarer les bals comme des sessions de "musique vivante" car les taux sont plus élevés pour la musique enregistrée (et que viennent s'y ajouter les "droits voisins" égaux à 50% des droits d'auteur, coucou la SPRÉ). Une bête case à cocher a failli nous coûter très cher, nous avons heureusement pu désamorcer la situation sans rien débourser, en faisant valoir qu'il s'agissait d'une erreur de saisie.
Une autre mésaventure : la SACEM a essayé de nous facturer pour des morceaux parce que le compositeur avait un homonyme sociétaire de la SACEM. Dans l'idée cela se rapproche de ce qui est raconté un peu plus haut dans le fil ("un sociétaire était présent, vous devez payer"). Là aussi nous avions réussi à ne pas payer mais il a fallu batailler.
Beaucoup plus récemment nous avons appris que la SACEM a révisé ses forfaits et que nos "petits" bals de 200 personnes seraient fortement impactés : en passant de la facturation proportionnelle au forfait, il y a une augmentation de près de 50% du montant des droits à payer. Plus concrètement, pour un bal de plus de 3 000 € de budget avec une entrée la plus vendue à plus de 12 € le montant du forfait est de 450 €, à comparer aux 300 € que nous payons en moyenne pour des bals de cette taille... L'équilibre de ces soirées étant déjà précaire, nul besoin de préciser que nous ne sommes pas en mesure de suivre cette augmentation, qui ne se justifie pas par un meilleur service rendu.
J'ai donc demandé et obtenu un rendez-vous pour voir ce qu'il est possible de négocier, je vous tiendrai au courant.
Dans les discussions précédentes certaines personnes ont demandé s'il était possible d'avoir des chiffres / statistiques. N'étant pas musicien/compositeur et encore moins sociétaire de la SACEM j'aurai beaucoup de mal à quantifier la répartition des droits et en estimer les retombées financières pour les compositeurs du milieu : je préfère les laisser s'exprimer s'ils le souhaitent.
Je peux par contre vous dire que depuis sa création Carambal a payé plus de 10 340 € de droits d'auteur. Si on ôte les 15% de frais de fonctionnement de la SACEM il reste 8 789 € à répartir entre les différents compositeurs, sur 27 bals (si je compte bien).
Pour conclure, les reproches que je peux faire à la SACEM en tant qu'organisateur sont la réelle difficulté à obtenir des renseignements fiables (y compris en leur téléphonant, les réponses pouvant varier d'un interlocuteur à l'autre) et son manque de transparence (impossible de savoir où va l'argent). Concernant ce dernier point, j'ai pu constater une amélioration dans la mesure où les notes de débit ne se contentent plus d'énoncer un montant dû mais fournissent depuis quelque temps quelques étapes de calcul supplémentaires (mais ça ne va pas bien loin non plus).
(*) je préfère parler de "déposé" / "pas déposé" plutôt que de m'aventurer sur le terrain glissant du trad / pas trad.
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